Umgang mit der App Mandatos im Sitzungsdienst und für die digitale Gremienarbeit

Antrag zur Sitzung des DOPA am 17. Juni 2021

Sehr geehrte Frau Dr. Warnecke,

sehr geehrter Herr Lemke,

die CDU-Fraktion beantragt für die oben genannte Sitzung die Aufnahme des Tagesordnungspunktes:

„Umgang mit der App Mandatos im Sitzungsdienst und für die digitale Gremienarbeit – einige Verbesserungen sind notwendig, um die Workfloweigenschaften zu stärken“

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, mit dem Anbieter von Mandatos das Gespräch zu suchen, mit dem Ziel, einige Feature zu verbessern und damit ein Update der Workfloweigenschaften zu erzielen.

Begründung:

Mandatos ist jetzt seit einigen Jahren in Haan im Einsatz und es gibt erste Erfahrungen, was gut und was weniger gut funktioniert. Die folgenden Punkte sind in der täglichen Arbeit mit Mandatos schwierig bzw. sie sind schlecht gelöst. Solche Programme erfahren Updates, die vielleicht einige der Schwierigkeiten beseitigen könnten. Die CDU-Fraktion erhebt mit dieser Aufzählung keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Die Sicherung der persönlichen Notizen muss gewährleistet sein, ansonsten gehen Daten bei einem Defekt oder Verlust des Tablets verloren.
Die Volltextsuche ist schwierig, da lediglich die Begriffe aus den Überschriften bei einer Recherche gesucht werden.
Es können keine Notizen auf der Tagesordnung vorgenommen werden, gerade wichtig, wenn Anträge zur Tagesordnung gestellt oder Anfragen bzw. Mitteilungen notiert werden müssen.
Es können keine Seiten in die Sitzungsdokumente eingefügt werden.
Die Auflistung der „Protokolle“ sollte in einer eigenen Überschrift erfolgen.
Es sollte eine Verlinkung von in den Texten zitierten Vorlagennummern (z.B. Medienentwicklungsplan Vorlage 40/042/2020) herstellt werden, damit diese direkt angeklickt werden können.

Ebenfalls wünschen wir uns eine Schulung für alle neuen Ratsmitglieder.

Mit freundlichen Grüßen

gez.

Tobias Kaimer Annette Braun-Kohl

stellv. Fraktionsvorsitzender Stadtverordnete